Jak poprawi膰 organizacj臋 pracy? Agencja InMarketing
Strona g艂贸wnaBlogJak poprawi膰 organizacj臋 pracy?

Jak poprawi膰 organizacj臋 pracy?

Organizacja pracy biurowej jest kluczowym elementem produktywno艣ci. Kiedy otacza nas ba艂agan, nasza uwaga maleje, a w rezultacie mo偶e ucierpie膰 na tym r贸wnie偶 wydajno艣膰. Kiedy  czas, miejsce pracy i projekty s膮 zorganizowane, 艂atwiej jest usprawni膰 zar贸wno dzia艂ania, jak i my艣li. Przyjrzeli艣my si臋 wi臋c kilku najskuteczniejszym zasadom organizacji pracy.

Nale偶y pami臋ta膰 o tym, 偶e im szybciej wprowadzi si臋 organizacj臋 pracy biurowej do swojego codziennego 偶ycia zawodowego, tym pr臋dzej b臋dzie mo偶na zauwa偶y膰, jak pozytywnie wp艂ywa to na czas i jako艣膰 wykonywanych obowi膮zk贸w. Poprawi si臋 tak偶e nasze samopoczucie.

Organizacja czasu pracy

Ludzie maj膮 sk艂onno艣膰 do narzekania po d艂ugim, m臋cz膮cym dniu w pracy. Jednak w g艂臋bi duszy ka偶dy z nas wie, 偶e gdyby lepiej si臋 zorganizowa膰, sprawy nie przedstawia艂yby si臋 tak 藕le. Je艣li jeste艣my lepiej przygotowani na czekaj膮ce nas zadania, to wszelkie nieoczekiwane komplikacje nie okazuj膮 si臋 tak obci膮偶aj膮ce czasowo i psychicznie. A co za tym idzie – ewentualny stres i strach w zwi膮zku z pojawiaj膮cym si臋 na horyzoncie deadlinem jest mniejszy.

Jak wi臋c poprawi膰 organizacj臋 pracy? Zacznij planowa膰!  Na pocz膮tku lub na ko艅cu tygodnia przeznacz par臋na艣cie minut na zaplanowanie tygodnia pracy. Nie trzeba wcale szczeg贸艂owo planowa膰 ka偶dej decyzji. Istotne jest wybranie kilku najwa偶niejszych zada艅, kt贸rych uko艅czenie bezpo艣rednio wp艂ynie na realizacj臋 kolejnych. Warto r贸wnie偶 pami臋ta膰 o priorytetyzacji obowi膮zk贸w. Warto艣膰 posiadania jasno okre艣lonej listy rzeczy do zrobienia jest oczywista. Minusem jest oczywi艣cie to, 偶e patrz膮c na d艂ug膮 list臋 zada艅 mo偶na czu膰 si臋 lekko przyt艂oczonym. W tym miejscu przydaje si臋 dobra struktura. Dzi臋ki podzia艂owi na kategorie unikniesz rozpraszania si臋 widokiem zada艅, kt贸rymi nie chcesz si臋 teraz zajmowa膰, i 艂atwiej b臋dzie Ci si臋 skoncentrowa膰 na zadaniu, kt贸re jest przed Tob膮. Taki system jest bardzo pomocny szczeg贸lnie w agencji marketingowej, kt贸rej pracownicy nierzadko zmagaj膮 si臋 z nat艂okiem zada艅. Wi臋cej o tym, jak wygl膮da praca w agencji przeczytasz tutaj.

Tu niejako mo偶na kierowa膰 si臋 zasad膮, 偶e je艣li co艣 mo偶na zrobi膰 w mniej ni偶 dwie minuty, nale偶y zrobi膰 to od razu. Podczas planowania zada艅 cz臋sto pomocne okazuje si臋 by膰 okre艣lanie czasu na ich wykonanie. Skonkretyzowane ramy czasowe pozwalaj膮 na zwi臋kszenie swojego zaanga偶owania w rozpocz臋cie, jak i zako艅czenie okre艣lonego zadania. Po ka偶dorazowym wykre艣leniu z kartki, notesu czy z g艂owy konkretnego zadania, wzrasta satysfakcja i motywacja do realizowania kolejnych!

Przeczytaj te偶: Jak stworzy膰 harmonogram projektu, 偶eby by艂 jak najbardziej efektywny?

Organizacja miejsca pracy

Na my艣li przychodzi powiedzenie – co z oczu, to z serca. I faktycznie jest w nim ziarno prawdy, szczeg贸lnie je艣li chodzi o ba艂agan w biurze i organizacj臋 pracy biurowej.  Miej wszystko, czego potrzebujesz w zasi臋gu r臋ki – zr贸b dok艂adny spis wszystkiego, czego u偶ywasz regularnie, aby za艂atwi膰 sprawy w biurze. Trzymanie tych przedmiot贸w przy biurku lub komputerze zmaksymalizuje Twoj膮 produktywno艣膰 i u艂atwi Ci organizacj臋.

Pozb膮d藕 si臋 rzeczy nieistotnych – ba艂agan rozprasza uwag臋. Nie m贸wimy, 偶e biurko musi by膰 stref膮 woln膮 od wszelkich osobistych rzeczy. Ale pozbycie si臋 nieistotnych przedmiot贸w sprawi, 偶e miejsce pracy b臋dzie bardziej funkcjonalne i b臋dzie s艂u偶y艂o produktywno艣ci. Je艣li dana rzecz nie by艂a u偶ywana w ci膮gu ostatnich sze艣ciu miesi臋cy, pozb膮d藕 si臋 tego lub schowaj to gdzie艣 poza biurkiem i poza zasi臋giem wzroku. Umie艣膰 dokumenty w miejscu do tego przeznaczonym  – stosy papierkowej roboty to jedna z najwi臋kszych pu艂apek organizacyjnych. Zamiast pozwala膰, aby papierkowa robota pi臋trzy艂a si臋, stw贸rz system organizacji dokument贸w. Mo偶na je podzieli膰 ze wzgl臋du na rodzaj projektu, klienta czy czas ich uzupe艂nienia. Zorganizuj r贸wnie偶 swoj膮 elektroniczn膮 przestrze艅 pracy. Zr贸b to w taki sam spos贸b, w jaki zorganizowa艂by艣 swoje dokumenty w tradycyjnej formie – pliki powinny zosta膰 przydzielone do konkretnego folderu.

Organizacja i technika pracy biurowej

Na czym polega dobra organizacja i technika pracy biurowej? Samo zorganizowanie w艂asnych zada艅 jest cz臋sto niewystarczaj膮ce. Aby m贸wi膰 o dobrze zorganizowanej firmie, trzeba mie膰 w g艂owie obraz p艂ynnej komunikacji. Polega ona mi臋dzy innymi na delegowaniu zada艅, aktualizowaniu ich status贸w czy dawaniu sobie feedback贸w. W takich momentach nie nale偶y zapomina膰 o procesach. To dzi臋ki nim wdra偶anie nowych pracownik贸w przebiega znacznie szybciej i efektywniej. Im wi臋cej szablon贸w dzia艂ania powstanie, tym 艂atwiej b臋dzie powt贸rzy膰 dobrze wykonane zadanie na podobnym poziomie. Oczywi艣cie zawsze nale偶y by膰 elastycznym, gdy偶 to kontekst sytuacyjny dyktuje warunki i zasady pracy.

W samej organizacji niezwykle pomaga r贸wnie偶 jasny podzia艂 obowi膮zk贸w i obszar贸w, za kt贸re odpowiedzialny jest pracownik. Im wy偶sze poczucie odpowiedzialno艣ci, tym wi臋ksze zaanga偶owanie w realizacj臋 zada艅 na najwy偶szym poziomie.

Programy do planowania pracy

Opr贸cz organizowania struktury komunikacyjnej i procesowej firmy, dokument贸w elektronicznych czy tych w formie tradycyjnej, bardzo przydatnym narz臋dziem s膮 programy do planowania pracy. Na zarz膮dzanie czasem pracy, zespo艂em oraz zadaniami nale偶y spojrze膰 kompleksowo. Cz臋sto okazuje si臋, 偶e realizacja jednego zadania anga偶uje par臋 os贸b, trwa wi臋cej ni偶 kilka godzin i w dodatku wymaga zapoznania si臋 z dodatkowymi materia艂ami. W takich momentach warto pom贸c sobie (i innym) specjalistycznymi narz臋dziami. Jednym z nich jest ClickUp. Znacznie u艂atwia on prowadzenie projekt贸w czy delegowania zada艅, a dodatkowo wyposa偶ony jest w liczne rozszerzenia – szacowanie czasu, checklisty, time tracking, synchronizacja ze Slackiem czy Zoomem. ClickUp umo偶liwia 艂atwe zobrazowanie wszystkich czekaj膮cych na realizacj臋 zada艅 i ob艂o偶enie czasowe wsp贸艂pracownik贸w. Zach臋camy do wypr贸bowania tego narz臋dzia! Wi臋c o nim dowiesz si臋 tutaj.

Popularne s膮 r贸wnie偶 takie narz臋dzia jak Trello, Asana lub Monday. Wszystkie opieraj膮 si臋 na podobnych za艂o偶eniach, a r贸偶ni膮 si臋 przede wszystkim designem, dodatkowymi mo偶liwo艣ciami i form膮 u偶ytkowania. Korzystanie z narz臋dzi jest zbawieniem szczeg贸lnie teraz, gdy nadal wiele os贸b pracuje zdalnie.

Organizacja pracy biurowej, zar贸wno osobistej, jak i ca艂ego zespo艂u jest z艂o偶on膮 kwesti膮, zale偶n膮 w du偶ym stopniu od osobowo艣ci pracownik贸w, poziomu ich motywacji oraz przyj臋tej kultury organizacyjnej firmy. Pami臋ta膰 nale偶y jednak o tym, 偶e nawet najdrobniejsze kroki w stron臋 lepszego zorganizowania w艂asnej pracy – wypisanie zada艅 na kartce, posprz膮tanie biurka, posegregowanie dokument贸w czy odpowiedzenie szybko na maile – mo偶e znacznie poprawi膰 jej jako艣膰.

Je艣li chcesz dowiedzie膰 si臋 wi臋cej o organizacji pracy, przeczytaj te偶: Jak efektywnie zarz膮dza膰 projektami WWW? oraz Wsp贸艂praca z klientem. Faza pierwsza 鈥 planowanie projekt贸w.

Ania jest zorganizowan膮 i skupion膮 na dzia艂aniu osob膮. Koordynuje prac臋 swoich wsp贸艂pracownik贸w oraz dba o jak najbardziej efektywne funkcjonowanie firmy InMarketing. Obszary jej zainteresowa艅 zawodowych obejmuj膮 wp艂yw interakcji zespo艂u na skuteczno艣膰 pracy oraz szeroko rozumiane social media. W wolnym czasie uwielbia czyta膰, je艣膰 pizz臋 i zwiedza膰 ka偶dy zak膮tek 艣wiata.

LEAVE A COMMENT