Jednym z kluczowych zada艅 przy pocz膮tkach wsp贸艂pracy z klientem jest zaplanowanie dzia艂a艅. Po ustaleniu cel贸w oraz uko艅czeniu wst臋pnej analizy nale偶y przygotowa膰 harmonogram projektu, kt贸ry b臋dzie podstaw膮 do realizacji naszych plan贸w. W tym artykule dowiesz si臋, czym jest rozk艂ad pracy, dlaczego warto go sporz膮dzi膰, jakie narz臋dzia mo偶na do tego wykorzysta膰 oraz jakie s膮 jego zalety. 

Przydatne narz臋dzia do tworzenia harmonogramu

Harmonogram realizacji projektu pomaga w rozdzieleniu pracy na poszczeg贸lne osoby i zadania. Okre艣la ramy czasowe, kt贸re s膮 niezb臋dnym elementem planowania, a co najwa偶niejsze, pozwala te偶 wyznaczy膰 priorytety do zrealizowania w projekcie oraz jego kamienie milowe. Dzi臋ki niemu w 艂atwy i przejrzysty spos贸b mo偶emy by膰 w kontakcie z klientem i na bie偶膮co informowa膰 go o podj臋tych dzia艂aniach. Istnieje wiele przydatnych narz臋dzi internetowych do uk艂adania harmonogram贸w. W zarz膮dzaniu projektami mo偶emy korzysta膰 z wykresu Gantta, metody Kanban czy 艣cie偶ki krytycznej projektu. 

Jednym z najbardziej popularnych narz臋dzi u偶ywanych przy zarz膮dzaniu projektami jest diagram (wykres) Gantta. S艂u偶y on do graficznego przedstawienia nast臋puj膮cych po sobie zada艅, jak i tych, kt贸re s膮 wykonywane w tym samym czasie. Mo偶na stworzy膰 go samodzielnie w Excelu lub wykorzysta膰 gotowe szablony dost臋pne w internecie. Jedn膮 z platform, kt贸ra oferuje bezp艂atne wzory timelin贸w, jest Dropbox.

Dropbox

殴r贸d艂o: https://www.dropbox.com/pl/features/content-collaboration/timeline-template

呕eby stworzy膰 czytelny i transparentny diagram Gantta, nale偶y pami臋ta膰 o kilku  niezb臋dnych informacjach. Do dokumentu trzeba wpisa膰 temat projektu, dat臋 rozpocz臋cia oraz osob臋, kt贸ra b臋dzie za niego odpowiedzialna (Project Managera). Kolejnym krokiem jest zapisanie etap贸w z uwzgl臋dnieniem kamieni milowych (kt贸re s膮 istotnymi wydarzeniami w dzia艂aniach, podczas kt贸rych oceniany jest post臋p w projekcie). 

harmonogram projektu
Przyk艂ad wykresu Gantta

Wa偶n膮 cz臋艣ci膮 harmonogramu jest kolumna, w kt贸rej zapisana jest osoba odpowiedzialna za dane zadanie oraz to, ile ma czasu na jego realizacj臋. Dzi臋ki temu, w 艂atwy spos贸b mo偶na podzieli膰 prac臋, a nast臋pnie j膮 kontrolowa膰. Kiedy uzupe艂nimy wy偶ej wymienione dane, mo偶emy przej艣膰 do istoty tworzenia harmonogramu, czyli dat. S膮 one najwa偶niejszym punktem w ca艂ym diagramie, bo bez nich dokument b臋dzie nieczytelny i ma艂o warto艣ciowy. W harmonogramie mo偶emy uwzgl臋dni膰 takie dzia艂ania, jak przygotowanie grafik, tekst贸w, kreacji lub spotkania zespo艂u. 

Je艣li chcesz dowiedzie膰 si臋 wi臋cej o narz臋dziach przydatnych w pracy zdalnej, koniecznie przeczytaj ten artyku艂.

Poza typowym narz臋dziem do tworzenia harmonogram贸w, warto te偶 korzysta膰 z narz臋dzi pomocniczych. Niezawodny w tym przypadku jest ClickUp, w ramach kt贸rego mo偶na organizowa膰 prac臋 ca艂ego zespo艂u. Narz臋dzie to umo偶liwia delegowanie zada艅 i tworzenie specjalnych folder贸w, dedykowanych konkretnym obszarom w firmie. W naszym przypadku jest to du偶e u艂atwienie, zw艂aszcza w sytuacji, gdy niekt贸rzy cz艂onkowie zespo艂u pracuj膮 zdalnie. Je艣li Ty te偶 chcesz lepiej zarz膮dza膰 zadaniami, dowiedz si臋 wi臋cej o ClickUpie TUTAJ.

Zalety korzystania z harmonogramu projektu

Jedn膮 z wielu korzy艣ci wprowadzenia harmonogramu realizacji projektu, kt贸r膮 nale偶y podkre艣li膰, jest przejrzysto艣膰 i podzia艂 pracy. Ka偶da z zaanga偶owanych os贸b jest w stanie sprawdzi膰, kto jest na jakim etapie i ile czasu potrzebuje na realizacj臋 zada艅. Jest to niezwykle pomocne przy kontroli ca艂kowitego czasu trwania zaplanowanego przedsi臋wzi臋cia.

Kolejn膮 zalet膮 jest sprawno艣膰 w transparentnym kontakcie z klientem. Trzeba jednak pami臋ta膰 o bie偶膮cym uzupe艂nianiu dokumentu, bo jest to kluczowe dla sprawnego dzia艂ania tej metody. Pocz膮tkowe przygotowanie i korzystanie z harmonogramu mo偶e by膰 czasoch艂onne, natomiast w d艂u偶szej perspektywie czasu to proste do edytowania narz臋dzie, kt贸re przynosi same korzy艣ci, a docelowo stanie si臋 Twoim przyjacielem w zarz膮dzaniu projektami.

Sprawne zarz膮dzanie to podstawa, aby dzia艂ania by艂y efektywne. Nasi Project Managerowie doskonale o tym wiedz膮 i s膮 w tym mistrzami, dlatego je艣li masz problem z podj臋ciem odpowiednich krok贸w, odezwij si臋 do nas – porozmawiamy i znajdziemy rozwi膮zanie 馃檪 A je艣li chcesz jeszcze bardziej zag艂臋bi膰 ten temat, zapoznaj si臋 te偶 z artyku艂em o zarz膮dzaniu projektami WWW.