Jak stworzyć harmonogram projektu, żeby był jak najbardziej efektywny?

Jednym z kluczowych zadań przy początkach współpracy z klientem jest zaplanowanie działań. Po ustaleniu celów oraz ukończeniu wstępnej analizy należy przygotować harmonogram projektu, który będzie podstawą do realizacji naszych planów. W tym artykule dowiesz się, czym jest rozkład pracy, dlaczego warto go sporządzić, jakie narzędzia można do tego wykorzystać oraz jakie są jego zalety. 

Przydatne narzędzia do tworzenia harmonogramu

Harmonogram realizacji projektu pomaga w rozdzieleniu pracy na poszczególne osoby i zadania. Określa ramy czasowe, które są niezbędnym elementem planowania, a co najważniejsze, pozwala też wyznaczyć priorytety do zrealizowania w projekcie oraz jego kamienie milowe. Dzięki niemu w łatwy i przejrzysty sposób możemy być w kontakcie z klientem i na bieżąco informować go o podjętych działaniach. Istnieje wiele przydatnych narzędzi internetowych do układania harmonogramów. W zarządzaniu projektami możemy korzystać z wykresu Gantta, metody Kanban czy ścieżki krytycznej projektu. 

Jednym z najbardziej popularnych narzędzi używanych przy zarządzaniu projektami jest diagram (wykres) Gantta. Służy on do graficznego przedstawienia następujących po sobie zadań, jak i tych, które są wykonywane w tym samym czasie. Można stworzyć go samodzielnie w Excelu lub wykorzystać gotowe szablony dostępne w internecie. Jedną z platform, która oferuje bezpłatne wzory timelinów, jest Dropbox.

Żeby stworzyć czytelny i transparentny diagram Gantta, należy pamiętać o kilku  niezbędnych informacjach. Do dokumentu trzeba wpisać temat projektu, datę rozpoczęcia oraz osobę, która będzie za niego odpowiedzialna (Project Managera). Kolejnym krokiem jest zapisanie etapów z uwzględnieniem kamieni milowych (które są istotnymi wydarzeniami w działaniach, podczas których oceniany jest postęp w projekcie). 

Ważną częścią harmonogramu jest kolumna, w której zapisana jest osoba odpowiedzialna za dane zadanie oraz to, ile ma czasu na jego realizację. Dzięki temu, w łatwy sposób można podzielić pracę, a następnie ją kontrolować. Kiedy uzupełnimy wyżej wymienione dane, możemy przejść do istoty tworzenia harmonogramu, czyli dat. Są one najważniejszym punktem w całym diagramie, bo bez nich dokument będzie nieczytelny i mało wartościowy. W harmonogramie możemy uwzględnić takie działania, jak przygotowanie grafik, tekstów, kreacji lub spotkania zespołu. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o narzędziach przydatnych w pracy zdalnej, koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Poza typowym narzędziem do tworzenia harmonogramów, warto też korzystać z narzędzi pomocniczych. Niezawodny w tym przypadku jest ClickUp, w ramach którego można organizować pracę całego zespołu. Narzędzie to umożliwia delegowanie zadań i tworzenie specjalnych folderów, dedykowanych konkretnym obszarom w firmie. W naszym przypadku jest to duże ułatwienie, zwłaszcza w sytuacji, gdy niektórzy członkowie zespołu pracują zdalnie. Jeśli Ty też chcesz lepiej zarządzać zadaniami, dowiedz się więcej o ClickUpie TUTAJ.

Zalety korzystania z harmonogramu projektu

Jedną z wielu korzyści wprowadzenia harmonogramu realizacji projektu, którą należy podkreślić, jest przejrzystość i podział pracy. Każda z zaangażowanych osób jest w stanie sprawdzić, kto jest na jakim etapie i ile czasu potrzebuje na realizację zadań. Jest to niezwykle pomocne przy kontroli całkowitego czasu trwania zaplanowanego przedsięwzięcia.

Kolejną zaletą jest sprawność w transparentnym kontakcie z klientem. Trzeba jednak pamiętać o bieżącym uzupełnianiu dokumentu, bo jest to kluczowe dla sprawnego działania tej metody. Początkowe przygotowanie i korzystanie z harmonogramu może być czasochłonne, natomiast w dłuższej perspektywie czasu to proste do edytowania narzędzie, które przynosi same korzyści, a docelowo stanie się Twoim przyjacielem w zarządzaniu projektami.

Sprawne zarządzanie to podstawa, aby działania były efektywne. Nasi Project Managerowie doskonale o tym wiedzą i są w tym mistrzami, dlatego jeśli masz problem z podjęciem odpowiednich kroków, odezwij się do nas – porozmawiamy i znajdziemy rozwiązanie 🙂 A jeśli chcesz jeszcze bardziej zagłębić ten temat, zapoznaj się też z artykułem o zarządzaniu projektami WWW.