Jak poprawić organizację pracy?

Ludzie mają skłonność do narzekania po długim, męczącym dniu w pracy. Jednak w głębi duszy każdy z nas wie, że gdyby lepiej się zorganizować, sprawy nie przedstawiałyby się tak źle. Jeśli jesteśmy lepiej przygotowani na czekające nas zadania, to wszelkie nieoczekiwane komplikacje nie okazują się tak obciążające czasowo i psychicznie. A co za tym idzie – ewentualny stres i strach w związku z pojawiającym się na horyzoncie deadlinem jest mniejszy.

Jak więc poprawić organizację pracy? Zacznij planować!  Na początku lub na końcu tygodnia przeznacz paręnaście minut na zaplanowanie tygodnia pracy. Nie trzeba wcale szczegółowo planować każdej decyzji. Istotne jest wybranie kilku najważniejszych zadań, których ukończenie bezpośrednio wpłynie na realizację kolejnych. Warto również pamiętać o priorytetyzacji obowiązków. Wartość posiadania jasno określonej listy rzeczy do zrobienia jest oczywista. Minusem jest oczywiście to, że patrząc na długą listę zadań można czuć się lekko przytłoczonym. W tym miejscu przydaje się dobra struktura. Dzięki podziałowi na kategorie unikniesz rozpraszania się widokiem zadań, którymi nie chcesz się teraz zajmować, i łatwiej będzie Ci się skoncentrować na zadaniu, które jest przed Tobą. Taki system jest bardzo pomocny szczególnie w agencji marketingowej, której pracownicy nierzadko zmagają się z natłokiem zadań. Więcej o tym, jak wygląda praca w agencji przeczytasz tutaj.

Tu niejako można kierować się zasadą, że jeśli coś można zrobić w mniej niż dwie minuty, należy zrobić to od razu. Podczas planowania zadań często pomocne okazuje się być określanie czasu na ich wykonanie. Skonkretyzowane ramy czasowe pozwalają na zwiększenie swojego zaangażowania w rozpoczęcie, jak i zakończenie określonego zadania. Po każdorazowym wykreśleniu z kartki, notesu czy z głowy konkretnego zadania, wzrasta satysfakcja i motywacja do realizowania kolejnych!

Przeczytaj też: Jak stworzyć harmonogram projektu, żeby był jak najbardziej efektywny?

Na myśli przychodzi powiedzenie – co z oczu, to z serca. I faktycznie jest w nim ziarno prawdy, szczególnie jeśli chodzi o bałagan w biurze i organizację pracy biurowej.  Miej wszystko, czego potrzebujesz w zasięgu ręki – zrób dokładny spis wszystkiego, czego używasz regularnie, aby załatwić sprawy w biurze. Trzymanie tych przedmiotów przy biurku lub komputerze zmaksymalizuje Twoją produktywność i ułatwi Ci organizację.

Pozbądź się rzeczy nieistotnych – bałagan rozprasza uwagę. Nie mówimy, że biurko musi być strefą wolną od wszelkich osobistych rzeczy. Ale pozbycie się nieistotnych przedmiotów sprawi, że miejsce pracy będzie bardziej funkcjonalne i będzie służyło produktywności. Jeśli dana rzecz nie była używana w ciągu ostatnich sześciu miesięcy, pozbądź się tego lub schowaj to gdzieś poza biurkiem i poza zasięgiem wzroku. Umieść dokumenty w miejscu do tego przeznaczonym  – stosy papierkowej roboty to jedna z największych pułapek organizacyjnych. Zamiast pozwalać, aby papierkowa robota piętrzyła się, stwórz system organizacji dokumentów. Można je podzielić ze względu na rodzaj projektu, klienta czy czas ich uzupełnienia. Zorganizuj również swoją elektroniczną przestrzeń pracy. Zrób to w taki sam sposób, w jaki zorganizowałbyś swoje dokumenty w tradycyjnej formie – pliki powinny zostać przydzielone do konkretnego folderu.

Na czym polega dobra organizacja i technika pracy biurowej? Samo zorganizowanie własnych zadań jest często niewystarczające. Aby mówić o dobrze zorganizowanej firmie, trzeba mieć w głowie obraz płynnej komunikacji. Polega ona między innymi na delegowaniu zadań, aktualizowaniu ich statusów czy dawaniu sobie feedbacków. W takich momentach nie należy zapominać o procesach. To dzięki nim wdrażanie nowych pracowników przebiega znacznie szybciej i efektywniej. Im więcej szablonów działania powstanie, tym łatwiej będzie powtórzyć dobrze wykonane zadanie na podobnym poziomie. Oczywiście zawsze należy być elastycznym, gdyż to kontekst sytuacyjny dyktuje warunki i zasady pracy.

W samej organizacji niezwykle pomaga również jasny podział obowiązków i obszarów, za które odpowiedzialny jest pracownik. Im wyższe poczucie odpowiedzialności, tym większe zaangażowanie w realizację zadań na najwyższym poziomie.

Oprócz organizowania struktury komunikacyjnej i procesowej firmy, dokumentów elektronicznych czy tych w formie tradycyjnej, bardzo przydatnym narzędziem są programy do planowania pracy. Na zarządzanie czasem pracy, zespołem oraz zadaniami należy spojrzeć kompleksowo. Często okazuje się, że realizacja jednego zadania angażuje parę osób, trwa więcej niż kilka godzin i w dodatku wymaga zapoznania się z dodatkowymi materiałami. W takich momentach warto pomóc sobie (i innym) specjalistycznymi narzędziami. Jednym z nich jest ClickUp. Znacznie ułatwia on prowadzenie projektów czy delegowania zadań, a dodatkowo wyposażony jest w liczne rozszerzenia – szacowanie czasu, checklisty, time tracking, synchronizacja ze Slackiem czy Zoomem. ClickUp umożliwia łatwe zobrazowanie wszystkich czekających na realizację zadań i obłożenie czasowe współpracowników. Zachęcamy do wypróbowania tego narzędzia! Więc o nim dowiesz się tutaj.

Popularne są również takie narzędzia jak Trello, Asana lub Monday. Wszystkie opierają się na podobnych założeniach, a różnią się przede wszystkim designem, dodatkowymi możliwościami i formą użytkowania. Korzystanie z narzędzi jest zbawieniem szczególnie teraz, gdy nadal wiele osób pracuje zdalnie.

Organizacja pracy biurowej, zarówno osobistej, jak i całego zespołu jest złożoną kwestią, zależną w dużym stopniu od osobowości pracowników, poziomu ich motywacji oraz przyjętej kultury organizacyjnej firmy. Pamiętać należy jednak o tym, że nawet najdrobniejsze kroki w stronę lepszego zorganizowania własnej pracy – wypisanie zadań na kartce, posprzątanie biurka, posegregowanie dokumentów czy odpowiedzenie szybko na maile – może znacznie poprawić jej jakość.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o organizacji pracy, przeczytaj też: Jak efektywnie zarządzać projektami WWW? oraz Współpraca z klientem. Faza pierwsza – planowanie projektów.