Jak stworzyć harmonogram projektu, żeby był jak najbardziej efektywny?

Harmonogram realizacji projektu pomaga w rozdzieleniu pracy na poszczególne osoby i zadania. Określa ramy czasowe, które są niezbędnym elementem planowania, a co najważniejsze, pozwala też wyznaczyć priorytety do zrealizowania w projekcie oraz jego kamienie milowe. Dzięki niemu w łatwy i przejrzysty sposób możemy być w kontakcie z klientem i na bieżąco informować go o podjętych działaniach. Istnieje wiele przydatnych narzędzi internetowych do układania harmonogramów. W zarządzaniu projektami możemy korzystać z wykresu Gantta, metody Kanban czy ścieżki krytycznej projektu. 

Jednym z najbardziej popularnych narzędzi używanych przy zarządzaniu projektami jest diagram (wykres) Gantta. Służy on do graficznego przedstawienia następujących po sobie zadań, jak i tych, które są wykonywane w tym samym czasie. Można stworzyć go samodzielnie w Excelu lub wykorzystać gotowe szablony dostępne w internecie. Jedną z platform, która oferuje bezpłatne wzory timelinów, jest Dropbox.

Żeby stworzyć czytelny i transparentny diagram Gantta, należy pamiętać o kilku  niezbędnych informacjach. Do dokumentu trzeba wpisać temat projektu, datę rozpoczęcia oraz osobę, która będzie za niego odpowiedzialna (Project Managera). Kolejnym krokiem jest zapisanie etapów z uwzględnieniem kamieni milowych (które są istotnymi wydarzeniami w działaniach, podczas których oceniany jest postęp w projekcie). 

Ważną częścią harmonogramu jest kolumna, w której zapisana jest osoba odpowiedzialna za dane zadanie oraz to, ile ma czasu na jego realizację. Dzięki temu, w łatwy sposób można podzielić pracę, a następnie ją kontrolować. Kiedy uzupełnimy wyżej wymienione dane, możemy przejść do istoty tworzenia harmonogramu, czyli dat. Są one najważniejszym punktem w całym diagramie, bo bez nich dokument będzie nieczytelny i mało wartościowy. W harmonogramie możemy uwzględnić takie działania, jak przygotowanie grafik, tekstów, kreacji lub spotkania zespołu. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o narzędziach przydatnych w pracy zdalnej, koniecznie przeczytaj ten artykuł.

Poza typowym narzędziem do tworzenia harmonogramów, warto też korzystać z narzędzi pomocniczych. Niezawodny w tym przypadku jest ClickUp, w ramach którego można organizować pracę całego zespołu. Narzędzie to umożliwia delegowanie zadań i tworzenie specjalnych folderów, dedykowanych konkretnym obszarom w firmie. W naszym przypadku jest to duże ułatwienie, zwłaszcza w sytuacji, gdy niektórzy członkowie zespołu pracują zdalnie. Jeśli Ty też chcesz lepiej zarządzać zadaniami, dowiedz się więcej o ClickUpie TUTAJ.

Jedną z wielu korzyści wprowadzenia harmonogramu realizacji projektu, którą należy podkreślić, jest przejrzystość i podział pracy. Każda z zaangażowanych osób jest w stanie sprawdzić, kto jest na jakim etapie i ile czasu potrzebuje na realizację zadań. Jest to niezwykle pomocne przy kontroli całkowitego czasu trwania zaplanowanego przedsięwzięcia.

Kolejną zaletą jest sprawność w transparentnym kontakcie z klientem. Trzeba jednak pamiętać o bieżącym uzupełnianiu dokumentu, bo jest to kluczowe dla sprawnego działania tej metody. Początkowe przygotowanie i korzystanie z harmonogramu może być czasochłonne, natomiast w dłuższej perspektywie czasu to proste do edytowania narzędzie, które przynosi same korzyści, a docelowo stanie się Twoim przyjacielem w zarządzaniu projektami.

Sprawne zarządzanie to podstawa, aby działania były efektywne. Nasi Project Managerowie doskonale o tym wiedzą i są w tym mistrzami, dlatego jeśli masz problem z podjęciem odpowiednich kroków, odezwij się do nas – porozmawiamy i znajdziemy rozwiązanie 🙂 A jeśli chcesz jeszcze bardziej zagłębić ten temat, zapoznaj się też z artykułem o zarządzaniu projektami WWW.