Jak rozpocząć zarządzanie projektem, by zakończyć go sukcesem?

Project Managerowie, mając wiele projektów na raz, często odczuwają presję, by dostarczyć klientowi satysfakcjonujące rezultaty jak najprędzej. Zlecają na szybko pracę członkom zespołu i liczą, że “jakoś to będzie”, “później się nad tym dokładniej zastanowimy”. Niestety nierzadko okazuje się, że działania “na hurra” nie przynoszą oczekiwanych rezultatów. Wtedy pojawia się pytanie: DLACZEGO? Jak zarządzać projektem, by realizowane działania były jak najbardziej efektywne? Eksperci zarządzania projektami, dzięki licznym badaniom, dowiedli, że sukces projektu tkwi w tym, jakie działania podejmiemy zanim ten projekt w ogóle się rozpocznie.

Wszystkim osobom, które działania przedkładają nad planowanie i nie widzą sensu, by poświęcać cenny czas na “dokumentacje” i debatowanie nad celem projektu, chcemy pokazać pewien wykres przedstawiający cykl życia projektu.Wszystkim osobom, które działania przedkładają nad planowanie i nie widzą sensu, by poświęcać cenny czas na “dokumentacje” i debatowanie nad celem projektu, chcemy pokazać pewien wykres przedstawiający cykl życia projektu.

Wynika z niego jasno, że rozpoczynanie projektu jest dużo tańsze niż wprowadzanie poprawek na późniejszych jego etapach, podczas których mamy coraz mniejszą kontrolę nad działaniami, które są już zlecone podwykonawcom lub realizowane przez członków zespołu. Jeśli wszystko uporządkujesz i zadasz sobie trud, by odpowiedzieć na ważne pytania dotyczące projektu, możesz zaoszczędzić sporo pieniędzy, które trzeba by wydać na gaszenie nieprzewidzianych “pożarów”. Nieplanowane koszty rzadko kiedy są ujęte w budżecie projektu, a wyjaśnianie “wpadek” przełożonym nie należy do najprzyjemniejszych. Co więcej, to nie tylko niepotrzebnie wydane pieniądze, ale również wydłużenie czasu trwania samego projektu, niedotrzymane deadliny oraz konflikty w komunikacji z klientem. Zdarza się też, że w wyniku działań zostało stworzone coś, czego ani Ty, ani klient nie chcieliście. Zmiany często nie są już możliwe – trzeba zaczynać cały proces od nowa. Po co to sobie robić, prawda? O czym więc należy pamiętać, aby projekt zakończył się sukcesem?

Jeśli nie wiesz dokąd idziesz, to skąd będziesz wiedział, czy doszedłeś na miejsce? Każdy projekt powinien mieć jasno określony cel. Nastawienie na szybkie dowożenie wyniku to dobra postawa – zwłaszcza, kiedy tak wielu ludzi ma problem z prokrastynacją. Jednak bez przemyślenia i rozsądnego działania ciężko jest osiągnąć dobry rezultat. Oczywiście zawsze znajdą się osoby, które osiągnęły sukces pomijając fazę rozpoczynania w swojej procedurze zarządzania projektem. I tak się oczywiście zdarza, ale każdy wyjątek potwierdza regułę. Sposób zarządzania projektem zależy w dużej mierze od tego, w jak dużej firmie pracujesz i z jak dużym projektem masz do czynienia. Rekomendujemy jednak trzymanie się dobrych praktyk, by po zakończonych projektach móc powiedzieć “jak zwykle się udało, bo działaliśmy z pomyślunkiem” zamiast “uff, tym razem się udało”.

Według metody SMART, cel powinien być:

Cel musi być rozumiany tak samo zarówno przez każdego członka zespołu projektowego, jak i przez samego klienta. W trakcie prac nad projektem cel może ewoluować, bo każdy project manager zapewne dobrze wie, że nie ma projektu bez zmiennych.

Nie jest to żadna księga o czarnej magii, a wręcz przeciwnie – to tylko i aż miejsce, w którym spisujemy zwykłe, ludzkie wątpliwości, problemy i pytania, które nasuną się nam podczas inicjacji projektu. Czarny zeszyt wbrew swojej nazwie wcale zeszytem nie jest albo… nie musi być. To, jaką formę przyjmie, zależy od Ciebie i Twojego zespołu. Może to być plik w Google Docs, arkusz w Excelu, flipchart, kartka papieru czy program do zarządzania projektami i pracą grupową. Skąd wzięła się więc jego nazwa? Od podróży na Księżyc! Nie musisz poprawiać okularów, dobrze przeczytałeś, na Księżyc.

W ramach projektu Apollo jeden z kierowników zespołu postanowił co tydzień przekazywać swojemu teamowi zeszyt, do którego jego członkowie mieli wpisywać pytania, problemy i decyzje, które wymagały jego zaangażowania. Raz w tygodniu kierownik odpisywał na nie i tym samym wszyscy wiedzieli, co mają robić. Prace znacząco nabierały tempa. Było to rozwiązanie, które miało ograniczyć indywidualne wizyty członków zespołu, podczas których zadawali oni często te same pytania. Taki “zeszyt” powstaje jeszcze przed planem projektu i towarzyszy zespołowi przez cały czas jego trwania. Osoby zaangażowane w projekt dopisują pytania i wątpliwości, które pojawiają się na kolejnych jego etapach.

Tak jak czarny zeszyt służy głównie członkom zespołu projektowego, tak karta projektu jest równie przydatna dla osób, które po raz pierwszy stykają się z projektem. Managerom pozwala szybko ocenić zasadność projektu, a nowym członkom zespołu szybko i sprawnie zorientować się w jego celach i założeniach. Kierownik projektu nie musi każdemu z osobna odpowiadać na pytania. To także znacznie ogranicza wątpliwości i nieporozumienia, które mogłyby się pojawić na późniejszych etapach działań nad projektem.

Karta projektu to krótka, niezbyt rozbudowana prezentacja ogólnych celów i założeń projektu, jego zakresu czy podziału obowiązków. Powstaje, by uporządkować wszystkie zebrane informacje oraz uzyskać aprobatę kluczowych interesariuszy. Tworząc ją na etapie rozpoczęcia projektu, mamy możliwość wprowadzenia zgłoszonych poprawek zanim będzie za późno.

Nie od razu będziesz znał odpowiedzi na wszystkie z nich. Ważne jest, byś spróbował określić, co już wiesz, a czego musisz się dowiedzieć przed zaprezentowaniem planu osobom decyzyjnym. Tak samo jak czarny zeszyt, karta projektu może przybrać różną formę – elektroniczną lub tradycyjną (np. w formie zapisanych kartek). Jeśli na tym etapie pojawiły się jakiekolwiek wątpliwości czy dodatkowe kwestie, zapisz je w czarnym zeszycie. Wrócisz do nich później.

Odpowiedzi na zadane pytania nie muszą być bardzo szczegółowe i rozbudowane. Mają być po prostu zrozumiałe i przejrzyste dla wszystkich. Przede wszystkim pamiętaj, żeby nie traktować karty projektu jako kolejnego papierka czy niepotrzebnej biurokracji. To narzędzie do zarządzania projektem, które ma pomóc Tobie i Twojemu zespołowi w komunikacji z klientem, przełożonym czy osobami, które będziesz angażować w projekt na kolejnych etapach.